Politique sur la protection des renseignements personnels

La Fondation de l’Institut de recherches cliniques de Montréal (la « Fondation de l’IRCM ») est un organisme philanthropique qui œuvre à recueillir du financement pour soutenir la recherche fondamentale et clinique en santé menée par l’Institut de recherches cliniques de Montréal (l’« IRCM »). À cette fin, nous traitons certains renseignements personnels pertinents pour les activités en matière de sollicitation de dons ou de contributions de diverses formes, de participation à des événements de collectes de fonds (tels des galas, des tournois de golf, des encans, etc.). Le traitement des renseignements personnels recueillis par la Fondation de l’IRCM, y compris ceux obtenus au moyen des plateformes tierces, est encadré par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. 

Cette Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») présente nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (voir la rubrique «Comment la Fondation de l’IRCM collecte vos renseignements personnels ? »), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à la présente Politique ou à la loi, et vous autorisez la Fondation de l’IRCM, ses tiers partenaires et fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

La présente Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur notre site Web. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels. Nous vous encourageons à examiner attentivement toute politique relative aux renseignements personnels avant de soumettre vos renseignements personnels. 

Par ailleurs, notez que notre site Web recueille des renseignements techniques de base inhérents à la navigation dans internet. Pour plus de détails, voir les conditions d’utilisation de notre site Web.

Quels renseignements personnels sont recueillis par la Fondation de l’IRCM ?

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels pertinents dans le cadre de nos activités, y compris:

• Les coordonnées personnelles pertinentes, comme un prénom, un nom, adresse, adresse électronique, date de naissance et numéro de téléphone;
• Des renseignements biographiques ou professionnels comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux, vos affiliations aux cliniques de l’IRCM s’il y a lieu; 
• Des commentaires et des réponses à des sondages;
• Des renseignements relatifs à la participation à des évènements de la Fondation de l'IRCM, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des photos et du contenu vidéo ou audio;
• Des renseignements financiers tels des renseignements relatifs à l’historique de contributions, à la facturation ou des données de paiement;
• Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par la Fondation de l’IRCM;
• Des renseignements comme vos préférences en termes d’orientations supportées par vos dons et investissements communautaires, vos contributions, les organismes bénéficiaires et ce, envers quoi ils sont dédiés s’il y a lieu, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées dans l’organisation et ce processus; 
• Les preuves du consentement qui nous a été donné (date, heure, moyen) pour le traitement de renseignements personnels, lorsque requis;
• Tout autre renseignement personnel fourni. 

Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès de personnes mineures. Si vous êtes une personne mineure, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d'un parent ou d'un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels de personnes mineures sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

Comment la Fondation de l’IRCM collecte vos renseignements personnels?

Nous collectons les renseignements personnels que vous nous fournissez lors de vos interactions avec nous, comme suit :

• Lors de votre inscription à des évènements ou à nos outils de communications telles nos infolettres, sondages et suivis téléphoniques;
• Lorsque vous faites un don à notre organisme, quelle que soit la forme de votre don;
• Lorsque vous postulez ou lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;
• Lorsque vous complétez des formulaires via notre site Web;
• Au cours d’évènements que nous organisons et auxquels vous participez. 

Nous collectons également des informations publiquement disponibles notamment sur les plateformes publiques et les réseaux sociaux.

Comment la Fondation de l’IRCM utilise-t-elle vos renseignements personnels ?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, lorsque la loi le permet. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

•  Afin de réaliser, administrer et exécuter nos activités philanthropiques, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous; 
• Afin de faciliter l’utilisation de nos sites Web et de s’assurer que le contenu est pertinent et est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil;
• À des fins de sollicitations philanthropiques, de partage d’information sur les développements de notre organisation et de l’IRCM et d’invitations à des évènements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements; 
• À des fins de recrutement de bénévoles ou d’employés – pour nous permettre d’évaluer si une personne répond aux exigences de la Fondation de l’IRCM; 
• Pour prévenir la fraude ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes); 
• Pour satisfaire à nos obligations juridiques ou réglementaires, notamment en matière de communication d’information, ou pour protéger les droits de tiers; 
• Pour promouvoir nos activités par le biais de publication et de contenu visuel ou audio sur des sites tiers et réseaux sociaux comme LinkedIn et Facebook.

Nous utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l'objectif principal et l'objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal. 

Avec qui la Fondation de l’IRCM partage-t-elle des renseignements personnels?

Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transmis à certains tiers fournisseurs de service, partenaires et bénévoles de la Fondation de l’IRCM afin d’être traités de la façon suivante :

• Pour les fins de recrutement de ressources humaines ou de bénévoles et pour des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
• Pour des services de sollicitations de dons, d’analyse de bases de données et de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien, d’organisation d’évènements et de services connexes;
• Pour des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi.

Nous limitons les renseignements que nous fournissons aux tiers fournisseurs de service, partenaires et bénévoles aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions et ils sont tenus de protéger et préserver la confidentialité de ces renseignements en vertu d’un contrat ou d’une obligation juridique; ces tiers ont l’obligation de détruire ces renseignements lorsqu’ils ne sont plus pertinents pour les services à moins d’une obligation juridique exigeant la conservation. 

Pendant combien de temps et où la Fondation de l’IRCM conserve-t-elle les renseignements personnels?

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. 

Les renseignements personnels sont conservés par la Fondation de l’IRCM via les dossiers informatiques qui lui sont réservés sur le réseau de l’IRCM ou sur les serveurs de ses fournisseurs informatiques, lesquels sont situés dans la province de Québec.  

Comment la Fondation de l’IRCM protège-t-elle les renseignements personnels ?

Nous veillons à ce que nos pratiques s’alignent sur les normes généralement acceptées dans le secteur afin de nous conformer à nos obligations en matière de protection des renseignements personnels. Nous maintenons des mesures administratives, physiques et technologiques afin de protéger les renseignements personnels que nous traitons et afin de respecter les obligations découlant des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Nous veillons aussi à ce que les personnes qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître dans le cadre de leurs fonctions.

Par ailleurs, malgré les précautions prises, un incident demeure possible et nous ne pouvons pas garantir la sécurité des renseignements que vous nous fournissez en toute connaissance de cause. Les membres de notre communauté et les tiers partenaires sont invités à nous signaler tout incident de confidentialité dont ils peuvent avoir connaissance conformément à notre procédure de gestion des incidents de confidentialité. S’il survenait un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux pour vos renseignements personnels, nous vous aviserons ainsi que la Commission d’accès à l’information dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident, selon la loi applicable. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.  

Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique «Comment communiquer avec nous ». 

Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels ? 

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, une personne dispose des droits suivants quant à ses renseignements personnels:

• Accès : le droit d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant et d’en recevoir copie, selon un format électronique ou non;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact la concernant;
• Le droit d’être informé si elle fait l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement
• Le droit de retirer son consentement à l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique «Comment communiquer avec nous».

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Comment utilisons-nous les témoins et les technologies similaires ?

Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins que nous utilisons, veuillez vous reporter aux conditions d’utilisation de notre site web, lesquelles font partie de la présente Politique.

Comment communiquer avec nous ?

Pour formuler une demande ou un signalement en vertu de la présente Politique à l’égard de vos renseignements personnels, nous vous invitons à contacter notre personne responsable de la protection des renseignements personnels: Secrétaire général à l’adresse suivante :

 donnees.personnelles@ircm.qc.ca

Mise à jour

 De manière à suivre l'évolution des pratiques et lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, la présente politique pourra être mise à jour au besoin.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 30 mai 2023.